Hier gaat het bij bedrijven vaak mis. Kosten worden voorgeschoten en vervolgens snel onderling afgerekend met een betaalverzoek.
Snippets
• Een betaalverzoek is slechts een betaalmiddel, geen juridische basis
• Zakelijke kosten doorberekenen vereist altijd een factuur
• Zonder factuur en onderbouwing is kostenverrekening administratief onjuist
• Eerst doorbelasten, daarna pas betalen via een betaalverzoek
Artikel
Een betaalverzoek kan zakelijk gebruikt worden, maar wordt in de praktijk regelmatig verkeerd ingezet. Het probleem is niet het betaalmiddel, maar het ontbreken van een doorbelasting.
Zodra je tussen bedrijven kosten verrekent, moet dit altijd via een doorbelasting gebeuren. Dat is een wettelijke verplichting. Een betaalverzoek zonder onderliggende doorbelasting is onvoldoende en administratief onjuist.
De fout ontstaat vaak wanneer kosten worden voorgeschoten en daarna “even” worden teruggevraagd via een betaalverzoek. Dat voelt praktisch, maar zonder factuur ontbreekt de juridische en fiscale basis.
Hoe het niet moet: alleen een betaalverzoek sturen voor zakelijke kosten, zonder factuur en zonder onderbouwing.
Hoe het wel moet: eerst een factuur opstellen waarin duidelijk staat wat wordt doorberekend en waarom, met de originele factuur als bijlage. Het betaalverzoek kan daarna hooguit dienen als betaalwijze, niet als vervanging van de doorbelasting.
Een voorbeeld. Bedrijf A betaalt een gezamenlijke softwarelicentie. Bedrijf B gebruikt mee. Bedrijf A stuurt een doorbelastingsfactuur aan Bedrijf B met de oorspronkelijke factuur als bijlage. De betaling kan vervolgens via een betaalverzoek lopen, maar de basis blijft de doorbelasting.
Onthoud dit:
Een betaalverzoek is geen doorbelasting. Tussen bedrijven begint alles met een factuur en onderbouwing. Privé-verzoeken en privé-betalingen horen nooit via de zaak te lopen.